Référentiel d’Évaluation des Performances professionnelles du Personnel de l’Administration Scolaire

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    Mme Kandia CAMARA

MOT DE MADAME LE MINISTRE


La fonction ressources humaines a pour a pour mission de faire en sorte que l'organisation dispose du personnel nécessaire à son fonctionnement et que ce personnel fasse de son mieux pour améliorer la performance de l'organisation, tout en s'épanouissant.

Elle exige des managers de notre Ministère un rôle majeur dans l’accompagnement de leurs collaborateurs. En effet, ces responsables doivent s’assurer du développement professionnel de leurs collaborateurs tout en veillant au maintien de leur capacité à occuper leur poste. Ils favorisent également la mise en place d’actions concourant au développement, des compétences et à leurs évolutions au sein de leur poste de travail.

Aussi, dans sa politique de gestion des ressources humaines, le Ministère de l’Education Nationale, de l’Enseignement Technique et de la Formation Professionnelle, à travers sa Direction des Ressources Humaines, s’est doté d’outils de renforcement des capacités des acteurs et de management des structures.

Egalement, pour instaurer un dialogue de type nouveau au sein des structures, nous avons jugé nécessaire d’instituer l’évaluation des performances professionnelles des personnels administratifs du Ministère par la prise de l’arrêté N°0008 du 24 janvier 2019 portant modalités d’évaluation des performances professionnelles des personnels administratifs du Ministère de l’Éducation Nationale de l’Enseignement Technique et de la Formation Professionnelle.

Ce nouveau mode de dialogue loin de se substituer à la notation statutaire doit être considéré comme un outil complémentaire de management et de communication au sein de nos structures. L’entretien annuel doit être pour le supérieur hiérarchique et son collaborateur un moment privilégié d’écoute, de dialogue et de concertation.


Il doit permettre de / d’ :
   •   évoquer les difficultés rencontrées par le collaborateur et donner des pistes d’amélioration ;
   •   permettre au collaborateur d’avoir un retour d’information sur ce qu’il fait. Il s’agit d’un retour constructif d’où résultera une amélioration de la manière de servir ;
   •   reconnaître et apprécier le travail du collaborateur en fonction des objectifs qui lui ont été fixés ;
   •   motiver et guider le collaborateur dans son développement personnel de savoir-faire et de compétences ;
   •   accepter de façon concertée de nouveaux objectifs de performance ou de plan d’actions ;
   •   recueillir les besoins individuels de formation de chaque collaborateur.

Considérée aujourd’hui comme pratique de bonne gestion moderne, l’évaluation d’un collaborateur porte sur la distance entre la compétence prescrite ou requise et la compétence constatée chez le titulaire du poste.

C’est un outil de management qui a pour objectif premier de vérifier la manière dont le collaborateur assure la tenue régulière de son poste de travail et sa contribution à la bonne marche de l’organisation.
Elle permet, d'engranger un certain nombre d'informations, pouvant ultérieurement contribuer à mieux gérer l'évolution du personnel et faciliter un suivi régulier de ses compétences actuelles et potentielles.

La mise en place de l’entretien annuel d’évaluation des performances professionnelles a en définitive pour but de faire de l’évaluation, non seulement un instrument d’appréciation mais aussi un véritable outil de management qui doit s’inscrire dans une démarche dynamique de dialogue et de développement personnel et professionnel.
Je souhaite vivement qu’à travers ce nouveau mode de management des ressources humaines, chaque acteur de notre Administration Scolaire, chaque équipe de travail y trouve un moyen de développer davantage ses compétences pour assurer une meilleure qualité de service public et construire une vision commune de notre pays pour la réussite de façon exclusive des tous les écoliers et élèves.

Au vu de tous les avantages que procure l’entretien annuel d’évaluation, je ne peux que vous encourager à vous y consacrer résolument.
Je reste convaincue que cet outil de management contribuera à rendre notre système éducatif plus performant pour la réussite de tous les élèves de façon inclusive.

   


    M. Mamadou BARRO
 

MOT DU DIRECTEUR DES RESSOURCES HUMAINES


Nous vivons dans un monde en pleine mutation et les situations de travail qui sont en constante évolution exigent des compétences actualisées. Dans toutes les organisations, la formation, qui est devenue une modalité de professionnalisation, joue un rôle important dans le renforcement et le développement des compétences. Aucun dirigeant ne peut éluder la question de la formation continue et son importance dans le devenir d’une organisation.

Comme l’atteste Philippe PERRENOUD dans le cadre de la gestion scolaire :
« Il importerait d'insister sur le fait que diriger n'est pas enseigner, que c'est un autre métier, donc un métier nouveau pour un enseignant même expérimenté, un métier qui demande d'autres compétences ».


C’est à juste titre que, la gestion scolaire demande des connaissances, des habiletés et des aptitudes bien spécifiques.

Longtemps attendue par les gestionnaires de notre système éducatif, la politique de formation continue des personnels de l’administration scolaire devient une réalité. Le premier plan triennal de formation continue des personnels administratifs du ministère, élaboré pour répondre aux besoins de renforcement des capacités et de perfectionnement des gestionnaires, prend ainsi forme.

Cette stratégie de gestion de la formation professionnelle au ministère permettra d’identifier, de valoriser et de développer les compétences des agents, en tenant compte du projet institutionnel, des besoins collectifs et des demandes de chacune des cibles visées dont le positionnement stratégique a un impact sur la gestion scolaire et de façon significative, sur les apprentissages des élèves.

 

  Trois priorités concernant le personnel administratif et assimilé revêtent une importance toute particulière dans cette démarche :

   1. l’accompagnement de la mise en œuvre de la modernisation de l’Administration Publique au niveau de l’éducation ;
   2. l’accompagnement des Directions Centrales, des Services Rattachés, DREN, DDEN, IEP, CAFOP, Lycées, Collèges et Ecoles dans la mise en œuvre de la lettre de mission du ministère ;
   3. l’accompagnement des personnels administratifs tout au long de leur carrière.

Ainsi, la typologie des actions de formation continue s’articule autour de deux axes :

   •   les actions anticipant l'évolution prévisible des emplois ;
   •   les actions tendant au développement ou à l'acquisition de nouvelles compétences.

Au moment où le Ministère s’engage à mettre en place un système éducatif plus performant par des réformes de grande envergure, il convient de s’assurer de la qualité de son capital humain chargé de conduire et de réaliser ces changements.

Je souhaite vivement qu’à travers ce Plan de Formation, chaque acteur du système éducatif, chaque équipe de travail y trouve un moyen de mobiliser, valoriser et développer davantage ses compétences pour assurer une meilleure qualité de service de l’éducation et construire une vision commune de notre organisation scolaire.

 

   


    M. KANDE Amadou

LE SOUS-DIRECTEUR DE LA FORMATION DES PERSONNELS ADMINISTRATIFS ET ASSIMILES


ATTRIBUTIONS DE LA SOUS-DIRECTION DE LA FORMATION DES PERSONNELS ADMINISTRATIFS ET ASSIMILÉS

La Sous-direction a pour mission de procéder à l’identification des besoins en formation des personnels administratifs et au suivi de la mise en œuvre du plan de formation du Ministère

A ce titre elle :

   •   recueille et analyse les besoins de formation des personnels administratifs ;
   •   conçoit le plan de formation ;
   •   met en œuvre le plan de formation ;
   •   suit et évalue les actions de formation dans les pools de formation ;
   •   évalue le plan de formation ;
   •   élabore des parcours de formation adaptés aux besoins du personnel ou du service ;
   •   suit les formations des personnels administratifs menées dans les écoles nationales de formation ;
   •   gère les offres de formation à l’international et les stages.

   

AVANT-PROPOS

L’arrêté relatif à l’évaluation des performances professionnelles des personnels administratifs du Ministère de l’Éducation Nationale, de l’Enseignement Technique et de la Formation Professionnelle a institutionnalisé et formalisé l’évaluation des performances professionnelles du personnel administratif.

Cet arrêté vient répondre à un souci d’efficacité de la Direction des Ressources Humaines (DRH) en ce sens qu’il lui permet d’orienter ses actions dans le cadre des décisions à prendre, à l’effet de s’assurer de l’utilisation optimale des ressources humaines dans toutes les structures du Ministère.

L’évaluation des performances professionnelles porte sur la manière de servir de l’agent, sa méthode de travail, ses compétences professionnelles et ses qualités humaines et sociales dans l’exécution de ses tâches. Elle est non seulement un acte de communication et de management, mais aussi un dispositif de gestion des ressources humaines riche en informations pertinentes.

Elle permet également de poser les bases d’une gestion proactive et moderne des ressources humaines, aux fins de les rendre plus efficaces et plus productives.

En vue de la mise en oeuvre du cadre règlementaire régissant les modalités d’évaluation des performances professionnelles des personnels administratifs, la DRH a élaboré un Référentiel d’Évaluation des Performances du Personnel de l’Administration Scolaire (REPPAS).

Le REPPAS, continuum de l’Arrêté relatif à l’évaluation des performances professionnelles, comprend une liste de compétences assortie d’indicateurs, des guides de l’évalué et de l’évaluateur, et de la grille d’évaluation des performances professionnelles.

Aussi, une fiche de l’entretien d’évaluation contenant des critères sera intégrée à l’espace Codipost, afin de générer une traçabilité de l’évaluation de chaque agent dans le processus de gestion de sa carrière.

Le REPPAS est articulé autour de quatre (4) grands axes :
   •   le memento, qui donne des définitions et des informations indispensables pour maîtriser les concepts et les notions relatifs à l’évaluation des performances professionnelles ;
   •   les enjeux et finalités de l’entretien d’évaluation des performances professionnelles ;
   •   le mode opératoire de l’entretien d’évaluation des performances professionnelles ;
   •   le schéma de la mise en oeuvre du processus d’évaluation.

l'équipe de rédaction

 

 

Maître d’ouvrage délégué
MAMADOU BARRO        Directeur des Ressources Humaines

Supervision
KOFFI FAUSTIN                 Inspecteur Général de l’Éducation Nationale, Coordonnateur AVS
KONE YOUSSOUF            Inspecteur Général de l’Éducation Nationale
KOFFI ZAHUI LOUIS         Gestionnaire des Ressources Humaines à l’IGEN

Coordination générale
KANDE AMADOU                   Sous-Directeur de la Formation des Personnels Administratifs et Assimilés SDFPAA/ DRH
YASSI ZAHILY BRIGITTE       Chef de Service chargé des Offres de Formation SDFPAA/DRH
SEDI DIABATE                        Chef de Service Méthodes et Organisations SDFPAA/DRH

Rédacteurs et concepteurs principaux
EHOUMAN KOUA BERNARD       Coordonnateur SDPAA / DRH
KOUASSI FRANCIS AKA              Coordonnateur des Services / DELC
COULIBALY FOUNGNIGUE          Coordonnateur du SRC / DRH
YORO LOUA HENRI                      Gestionnaire en Planification Ressources Humaines SDPESG / DRH

Rédacteurs et concepteurs
AMBROISE KOUAKOU OKOU                    Chef de Service Projet / DRH
BOUARE ADJARATOU Epse BAMBA         Chef de Service / Gestionnaire RH
JOHNSON SETH                                          Sous-Directeur de la Législation et de la Réglementation / DAJ
DAO SALIMATA                                            Adjointe au Chef d’Établissement – EAJP / ENS
KOFFI JOACHIM PAULISSON                     Secrétaire Général / DREN Bondoukou
KONAN KACOU JEAN-LOUIS                     Informaticien / SI - DRH
SORO FATIE                                                  Coordonnateur Régional DMOSS / DREN Daloa
YAPO OBO DANIEL                                      Gestionnaire des Ressources Humaines DREN Abengourou

Équipe d’expertise nationale
YAPI LÉONCE ADON                       Directeur du Département de la Valorisation et de la Promotion des Compétences Nationales, Secrétariat National
                                                               au Renforcement des Capacités, SNRC / Primature

Enjeux de l’entretien d’évaluation des performances


professionnelles


Enjeux de l’entretien d’évaluation des performances professionnelles


Beaucoup de managers voient dans les entretiens d’évaluation une formalité administrative dont il faut bien s’acquitter. Pourtant, l’entretien annuel d’évaluation est aujourd’hui un véritable outil de management et de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC). Sa mise en place vise le plus souvent quatre (04) enjeux majeurs. Selon les priorités de l’administration scolaire et des enjeux, seront adaptés :
         la nature de l’entretien à conduire ;
         le support à élaborer pour conduire l’entretien ;
         les actions à entreprendre à l’issue de l’entretien.

  Enjeu 1  : Accroître les compétences et/ou les qualifications de l’agent pour qu’il s’adapte aux évolutions de l’administration scolaire.

L’entretien s’attache plus particulièrement à :
         analyser les compétences mises en œuvre et à acquérir au regard des évolutions à venir ;
         identifier les souhaits d’évolution de l’agent et les moyens à développer pour les réaliser ;
         fixer des objectifs de développement des compétences à moyen terme.

  Enjeu 2  : Améliorer les performances individuelles et collectives ou résoudre les dysfonctionnements dans les équipes de travail.

L’entretien comporte trois rubriques essentielles :
         analyser l’activité, les performances dans l’emploi et le niveau d’adaptation de l’agent à son poste de travail ;
         préciser les conditions d’exercice de l’activité et les moyens donnés pour réussir ;
         déterminer les objectifs de progrès et de performance pour l’année ainsi que les critères d’évaluation.

  Enjeu 3  : Améliorer les relations entre managers et agents et/ou la communication interne.

L’entretien vise alors à :
         analyser les conditions de travail et les relations dans l’équipe : comportement de l’agent vis-à-vis de l’encadrement, des collègues et de l’administration ;
         repérer les souhaits de l’agent en matière d’information, de communication et d’intégration à la vie collective ;
         définir les objectifs de progrès pour favoriser la cohésion de l’équipe.

  Enjeu 4  : Accompagner la mise en place d’une politique qualité et/ou d’un processus de certification.

L’entretien s’articule autour des points suivants :
         analyser le respect des procédures définies ;
         évaluer les formations suivies pour identifier les compétences acquises face à celles requises ;
         fixer des objectifs de progrès liés aux normes à respecter et aux compétences à détenir.

Finalités de l’entretien d’évaluation des performances professionnelles


L’entretien d’évaluation est un moment privilégié pour amorcer ou renforcer un dialogue constructif et réfléchi entre chaque responsable (N+1) et chacun de ses collaborateurs (N). Il est de la responsabilité du supérieur hiérarchique direct de l’agent.
Il vise à évaluer le travail du collaborateur, à mieux comprendre les difficultés rencontrées et à connaître ses aspirations, pour l’aider à progresser par la mise en place d’un plan d’action adapté à ses besoins.
L’entretien annuel d’évaluation est un outil de management des ressources humaines dans l’administration scolaire.
Il est à plus d’un titre d’un intérêt capital pour le Ministère, la DRH, le supérieur hiérarchique (N+1), l’agent et pour les structures scolaires. Quelles sont donc ses finalités pour chacune des entités et principaux acteurs de la gestion de l’administration scolaire ?

Pour le Ministère de l’éducation
L’entretien annuel permet de / d’ :
         atteindre des objectifs du Ministère, par une transposition des objectifs de l’entité en objectifs individuels ;
         offrir un service de qualité et efficient aux usagers (externes ou internes) ;
         veiller au bien-être des personnels administratifs ;
         promouvoir un climat de travail motivant et des relations de travail ouvertes dans lesquelles l’écoute réciproque, la responsabilité,
              l’esprit d’équipe (intra- et inter-services), la transversalité, l’initiative, la créativité sont permises et encouragées ;
         faire vivre les valeurs de l’administration scolaire ;
         disposer de données fiables pour apprécier la contribution de l’administration scolaire à :
               •    l’amélioration des résultats scolaires ;
               •    l’amélioration de la qualité du système éducatif ivoirien ;
               •    la performance du système éducatif ivoirien dans le cadre de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC).

Pour la DRH
L’entretien annuel d’évaluation est un puissant levier par lequel la DRH :
         inscrit le personnel administratif dans une perspective d’évolution et de progrès, par un bilan professionnel continu ;
         favorise la mise en œuvre du projet éducatif en professionnalisant et responsabilisant les chefs de structure, relais de la Direction des ressources humaines ;
         optimise les modes de fonctionnement des équipes internes en développant les compétences managériales du personnel administratif ;
         conduit sa stratégie de management des ressources humaines ;
         prépare les politiques de promotion, de formation, de mobilité et de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC).

Pour le supérieur hiérarchique (N+1) (l’évaluateur)
Pour le responsable direct de l’agent, l’entretien annuel d’évaluation constitue un moment privilégié. Il permet de /d’:
         faire un point avec son collaborateur ;
         apprécier les compétences du collaborateur ;
         définir de façon concertée avec le collaborateur les objectifs pour l’année à venir ;
         évaluer les besoins en formation ou en compétences du collaborateur et les compétences à acquérir ou à développer ;
         connaître et apprécier les perspectives d’évolution professionnelle du collaborateur;
         dresser un bilan de l’année écoulée avec le collaborateur ;
         formaliser les attentes de la structure vis-à-vis de l’encadrement de proximité ;
         formaliser les attentes de la structure vis-à-vis de l’encadrement de proximité ;
         gérer individuellement les membres de son équipe.
Avantages et bénéfices :
               •    disposer d’un moment privilégié pour faire le point et échanger ;
               •    unifier et rapprocher les mentalités au sein de la structure ;
               •    contribuer à diffuser la vision et les valeurs de la structure ;
               •    réactualiser la fiche de poste ;
               •    mieux connaître le travail des membres de son équipe, leurs aspirations, leurs problèmes, leurs perspectives ;
               •    faciliter l’animation de l’équipe et améliorer l’organisation ;
               •    contractualiser avec chacun des objectifs ;
               •    évaluer les besoins en formation ;
               •    se situer clairement en tant qu’aide et conseil pour chacun de ses collaborateurs.
Freins et risques :
               •    ne pas réussir à installer un climat de confiance ;
               •    ne pas permettre à son collaborateur de s’exprimer ;
               •    fixer des objectifs non pertinents et les imposer sans discussion ;
               •    mesurer de façon mécanique (au pied à coulisse) les écarts entre le prévu et le réalisé pour sanctionner ou récompenser l’agent et non pour analyser avec lui les écarts et l’aider à progresser.

Pour l’agent (l’évalué)
L’évaluation annuelle est une occasion propice pour l’évalué de faire en toute confiance un bilan sur divers aspects de sa vie professionnelle avec son supérieur hiérarchique direct. Au cours de cet entretien, il pourra :
         avoir un retour du travail accompli tout au long de l’année ;
         faire le point sur ses compétences et motivations ;
         valoriser ses contributions à l’atteinte des résultats de la structure ;
         exprimer ses souhaits en termes d’évolution professionnelle, d’amélioration de la collaboration professionnelle et d’expression de ses besoins en formation ;
         faire le point sur ses conditions de travail ;
         comprendre et assimiler le rôle clé qu’il détient dans la structure ;
         disposer d’objectifs clairs et adaptés relatifs à son activité et à ses compétences;
         développer ses compétences et construire un parcours de carrière ;;
         exprimer ses besoins, ses préoccupations ou ses attentes professionnelles.
Avantages et bénéfices :
               •    bénéficier d’un dialogue professionnel constructif permettant de faire le point sur le travail accompli et à accomplir ;
               •    améliorer son autonomie et sa responsabilisation ;
               •    avoir le retour du « comment on est perçu » ;
               •    disposer d’objectifs concrets pour orienter l’action et le progrès ;;
               •    exprimer ses besoins, ses souhaits de formation ;
               •    exprimer ses aspirations et son projet professionnel ;
               •    « Dire son travail », ses efforts, ses réussites, ses difficultés au moins une heure au moins une fois par an.
Freins et risques :
               •    être passif, ne pas trouver sa place dans l’entretien ;
               •    mettre en place des stratégies d’évitement, de résistance consistant à:
                     –    proposer des objectifs à la baisse ;
                     –    rejeter la responsabilité sur les autres, sur le système ;
                     –;    demander toujours plus de moyens.

Pour la structure éducative
Il est essentiel pour les structures du MENETFP de savoir précisément quelles sont les ressources dont elles disposent en termes de savoirs et savoir-faire afin d'espérer contribuer efficacement à l’amélioration qualitative et quantitative des résultats scolaires.

Pour celles-ci, les finalités de l’entretien d’évaluation sont les suivantes :
         connaitre précisément les compétences de ses agents et détecter d’éventuels talents non repérés auparavant ;
         optimiser sa gestion des compétences ;
         compter parmi son effectif des collaborateurs compétents dans leurs métiers et dans les tâches qui leur incombent ;
         exprimer les besoins de résultat de la structure éducative à ses agents ;
         communiquer sur la stratégie de la structure éducative.

Finalités en lien avec la GPEC et la Formation continue


Pour le Ministère de l’éducation
Formation
Optimiser l’adéquation entre les ressources de formation de l’administration scolaire et les besoins de développement des compétences du personnel.

Gestion prévisionnelle
         Adapter la politique et les plans d’actions de recrutement, de formation et de mobilité aux besoins de l’administration scolaire en termes d’effectifs par métier et de compétences ;
         Identifier les compétences rares existantes à fidéliser ou celles à acquérir ;
         Identifier les compétences critiques existantes au sein de l’administration scolaire.

Pour l’évalué
Formation
         Garantir une offre de formation adaptée aux besoins du personnel
         Bénéficier d’une reconnaissance par l’attribution d’une formation dont le souhait a été exprimé en entretien d’évaluation.

Gestion prévisionnelle
Assurer un positionnement de chacun « au bon endroit » pour renforcer le bien-être professionnel.

Pour l’encadrement (le supérieur hiérarchique N+1)
Formation
Sécuriser la montée en compétences de leurs équipes par une offre de formation adaptée aux besoins de formation identifiés en entretien d’évaluation

Gestion prévisionnelle
         Disposer de « la bonne personne au bon endroit »
         Limiter les risques de perte de compétences au sein des équipes

Pour la Direction des Ressources Humaines
Formation
         Consolider la synthèse des besoins en formation identifiés lors des entretiens d’évaluation
         Proposer un pré-plan de formation sur cette base, pour les structures ;
         Effectuer les arbitrages nécessaires au niveau des structures.

Gestion prévisionnelle des métiers et compétences
         Consolider par métier, la vision synthétique des effectifs, des compétences existantes et des souhaits de mobilité
         Rapprocher cette vision des perspectives démographiques (mobilités externes ou internes fermes prévues) et des besoins futurs de l’établissement en lien avec ses projets stratégiques : nouveaux métiers, nouvelles compétences pour certains métiers…
         Définir, à partir de cette confrontation entre l’existant et la cible, la politique de la structure en termes de recrutement, de formation et de mobilité.


Généralités

L’entretien d’évaluation est un échange direct entre l’agent et son supérieur hiérarchique (N+1) avec pour seul objectif de faire un bilan sur les tâches effectuées par l’agent durant l’année écoulée et fixer des objectifs pour l’année à venir. L’évaluation est une démarche s’appuyant sur un ensemble de procédures systématiques, mettant en relation un appréciateur et un apprécié pour établir un bilan des activités exercées pendant une période donnée au regard des objectifs fixés, de la qualification acquise et des possibilités de développement de l’apprécié.

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